herziene verzie 10-11-2005
PDF
staat voor Portable Document Format en is de meest gebruikte standaard voor het uitbewisselen van elektronische documenten over de hele wereld.
Voor wie ? Waarom ?
Waarschijnlijk is het maken van PDF uitsluitend nuttig voor zo'n 3 % van de gemiddelde kantoorbevolking. (* bron: voetnootje 1)
Toepassingen liggen met name bij het maken van:
- folders
- uitnodigingen
- jaarverslagen
- help-teksten
- nieuwsbrieven
- (klad-)ontwerpen voor afstemming met persbureaus, ontwerpers enz.
Waarom:
- Op elke printer ziet het er hetzelfde uit.
Lettertypen, logo, afbeeldingen en lay-out van elk document blijven behouden, ongeacht het programma of platform waarop het werd gemaakt, dit in tegenstelling tot bijvoorbeeld HTML (waar webpagina's mee worden gemaakt) of Word, waarbij iedere gebruiker eigen instellingen heeft zoals lettertypes, tabposities, marges, enz. Al het promotiemateriaal van een organisatie komt in ieder geval op dezelfde manier aan. Een groot voordeel kan ook zijn dat er geen misverstanden kunnen ontstaan in de communicatie met ontwerpers die blijkbaar altijd supergrote 23 inch schermen hebben met Apple-computers...
- PDF-bestanden zijn relatief klein.
Dit maakt het bekijken op een website, meesturen met een mail en printen een stuk sneller. Breedbandgebruikers denken vaak dat iedereen breedband gebruikt, helaas is dat niet het geval. Soms ontvang ik uitnodigingen van 3 MB met fraaie (bmp-)plattegronden of helpteksten van 15 MB. Een inbelmodem of een oudere printer verslikken zich daar helaas vaak in..
- In PDF-bestanden kun je, beter dan in Word, zoeken in de tekst.
Niet alleen woorden, maar ook bladwijzers en gegevensvelden kun je eenvoudig terugvinden. Dat kan handig zijn in bibliotheekland.
- PDF is veiliger in verband met virussen.
Dit in tegenstelling tot Word en HTML.
- PDF-documenten worden tegenwoordig ook opgenomen in zoekmachines.
Bijvoorbeeld bij Google op deze wijze: Om aan te geven dat zoekresultaat een PDF bestand is, zie je [PDF] in blauwe letters vóór de titel staan. Als je op de titel, rechts van [PDF] klikt opent het bestand. (Als je geen Adobe Acrobat op je computer hebt, word je naar een site worden gewezen waar je dit programma gratis kunt downloaden.) Met PDF bestanden is de gebruikelijke "Cached" link vervangen door "Tekstversie". De tekstversie is een kopie van het PDF document zonder alle opmaakcommando's erin. Wil je alleen pdf's zoeken, typ dan filetype:pdf in het vak met je zoekopdracht.
Die tekstversie kan overigens ook bruikbaar zijn als je informatie uit een document wilt recyclen (misschien even denken aan copyright). Van een gedownload of ontvangen document kun je ook tekst kopiëren naar een tekst-bestand maar als hetzelfde document via Google te vinden is, is het omzetten naar tekst al voor je gedaan.
Beveiliging ?
Men beweert wel dat de tekst beveiligd zou zijn, de drempel voor kopiëren of ontsleutelen is wat hoger, maar kopiëren naar andere programma's en bewerken van de tekst is zeker wel mogelijk. Adobe beweert ook dat je het kunt beveiligen met een wachtwoord. Dat biedt echter weinig veiligheid m.i. In tegenstelling tot Word en HTML is het, zoals eerder gezegd, wel veiliger in verband met virussen.
PDF lezen
De PDF-indeling is ontwikkeld door Adobe. Het gratis programma Adobe Reader (vroeger Acrobat Reader) leest PDF. Beschik je niet over dit programma dan kan je het kosteloos downloaden. Het kan wel nuttig zijn eens te kijken naar het versienummer. In het programma worden regelmatig verbeteringen aangebracht en bij niet alle organisaties is overal de laatste versie geinstalleerd.
http://www.adobe.nl/products/acrobat/readstep2.html
PDF maken
De software van Adobe voor het aanmaken van PDF-bestanden is niet gratis. Er zijn echter tal van gratis alternatieven. Hieronder een aantal in vrij willekeurige volgorde. Nr. 4 is een online mogelijkheid, momenteel gebruik ik deze zelf.
Het is wel aan te bevelen, als er regels zijn over het zelf mogen installeren, voor de installatie even contact op te nemen met je afdeling automatisering.
Gratis (5 x ?;-))online PDF maken
Bij Adobe zelf kun je 5 keer kosteloos een PDF maken. Alleen aanmelden en mocht je na 5 keer je inlognaam en wachtwoord vergeten zijn, ben je misschien ook vergeten dat je deze service hebt gebruikt en kun je je misschien opnieuw aanmelden. Dat is natuurlijk wel stout ;-)
http://createpdf.adobe.com/?v=AHP
Gratis tekstverwerker met PDF.
OpenOffice.org biedt de mogelijkheid om documenten te exporteren naar PDF.
OpenOffice is standaard voorzien van een optie "Save as PDF" Nadeel dat het een complete tekstverwerker is die nogal wat schijfruimte kost.
Gratis tools
Er zijn gratis tools waarmee PostScript bestanden omgezet kunnen worden naar PDF. Met een gratis 'PostScript-driver' is het mogelijk om vanuit ieder programma naar een PostScriptbestand te "printen".
- PDFCreator van Sector 7-g. (geen reklame)
PDFCreator is een printerdriver met uitgebreide interface. PDF's maak je door een document in een vrijstaand PDFCreator-venster te slepen.
Het programma biedt geen encryptie- en wachtwoordbescherming, en was tijdens het testen niet geheel stabiel. Er is (was?) wel een bug: als je een pdf aanmaakt met dezelfde naam geeft als een bestaand bestand, overschrijft PDFCreator dat bestand zonder het te vragen.
http://sourceforge.net/projects/pdfcreator/ (download)
http://www.zdnet.nl/reviews.cfm?id=44857 (review en download)
- PDF reDirect (geen reklame)
PDF reDirect installeert zich ook als printerdriver. Makkelijk te gebruiken: kies bij het printen voor reDirect, waarna het programma een Verkenner-achtige interface toont. Hier kies je waar het doelbestand terecht moet komen. Gratis voor thuisgebruikers.
http://www.zdnet.nl/downloads.cfm?id=43501 (review en download)
- CutePDF.(reklame ? onbekend)
Behalve het programma CutePDF moet je op dezelfde website eveneens het bestand Free Converter downloaden en laten installeren.
http://www.cutepdf.com/products/cutepdf/writer.asp
Klik dubbel om de installatie te starten. Na de installatie merk je er bijna niets van. Klik op Start-knop en kies: Printers en fax-apparaten. Je hebt er ineens een printer hebt bijgekregen nl. CutePDF writer. Aan deze instellingen hoef je niets te wijzigen.
Open het bestand in je gewoon programma waarin je het hebt gemaakt (bijvoorbeeld Word)
Ga naar het menu: Bestand : Afdrukken
Kies in de bovenste keuzelijst : CutePDF writer
Kies in het vervolgvenster in welke map je het PDF bestand op wilt slaan en geef het een naam.
- GOBCL (reklame)
Online omzetten van documenten naar PDF. Helaas maximaal 2MB en er komt een klein "created by easyPDF" icoontje rechtsonder in je PDF-je. http://www.gobcl.com/easypdf/index.htm (Free trial)
http://www.gobcl.com/convert_pdf.asp
- PDF995 (reklame)
http://www.pdf995.com/
Downloaden en installeren.
Meer info:
Rita Niland
*Bron: eigen schatting aan de keukentafel..