Om het te onderzoeken probleem te formuleren (liefst op basis van een probleemstelling vanuit het stagebedrijf) is de analysefase bedoeld. Met modellen of theorieën die je geleerd hebt in de verschillende vakken probeer je greep te krijgen op het probleem. Vaak verneem ik van studenten dat ze geen modellen hebben geleerd. Als ik jullie studieboeken inzie lees ik alleen maar over modellen en theorieën die je kunt toepassen.  

Iemand die financieel management studeert: al eens gedacht aan activity based costing, zero based budgetting, kengetallen, break-even-analyse, kosten-baten analyse, verschillen-analyse budget-realisatie? En voordat ik aan een project of een nieuw  begrotingsjaar begin start ik altijd met een analyse van de cash-flow.

Voor veel studierichtingen op HBO niveau zijn de modellen uit de strategie, organisatie en marketing van belang. Dat zijn er teveel om op te noemen aangezien elke zichzelf respecterende goeroe iets op zijn naam moet zetten. Op www staan vele overzichten en schema's. Recent is een boek getiteld 75 managementmodellen.

In de analysefase moet je proberen het probleem 'handen en voeten' te geven. Is het probleem echt zo groot /klein /ingewikkeld? Wat zijn de verschillende onderdelen van het probleem: kun je het in partjes uiteenhalen? Op welke manieren kun je tegen het probleem aankijken? Vanuit welke vakgebieden of visies? Wat is het niveau van het probleem: is het een algemeen maatschappelijk probleem dat eigenlijk op politiek niveau moet worden opgelost of is het een probleem waar toevallig één van de medewerkers op je afdeling mee zit. Of is er een samenhang tussen het ene niveau en het andere?

In de analysefase is het goed om je te realiseren dat er uiteindelijk een onderzoek gedaan zal moeten worden.

Een voorbeeld. Je studeert financieel management en je werkt bij een organisatie die al enkele jaren een tekort op de begroting heeft. Dat kan zo niet doorgaan, het geld raakt op.

Analyse: hoe is dat dan zo gekomen? De vraag waarom (in dit geval) de subsidie van de overheid verlaagd is kun je doorgaans eenvoudig beantwoorden. Daar zijn in elk geval stukken over. Maar hoe zit de begroting in elkaar? Wat is de filosofie, het beleid erachter? Waar zitten de verschillen tussen opbrengsten / budget en realisatie (verschillen-analyse)? Hoe is de ontwikkeling in de voorgaande jaren (kengetallen), wat is er gedaan om het tij te keren en waarom is dat nog niet goed gelukt? Ik zou dan ook kijken naar mijn favoriete cash-flow analyse: hoelang kan deze organisatie doorgaan met het maken van verlies en msschien belangrijker: hoeveel geld hebben we nog in kas om een reorganisatie door te voeren?

Laten we aannemen dat uit de analyse blijkt dat het toch mogelijk moet zijn een nieuwe opstelling voor een begroting te maken die structureel sluitend is, met daarnaast een plan om die situatie te bereiken (met doelen, activiteiten en daarvoor beschikbare budgetten). Dan  is het mogelijk een goede probleemstelling te maken die uiteindelijk die begroting en dat plan oplevert. Maar dan heb je nog geen onderzoek.

Voor een onderzoek zul je gegevens moeten verzamelen, beoordelen, verwerken, conclusies trekken en daarover in je eindverslag moeten rapporteren. Dat kan in dit voorbeeld heel goed:

• denk aan interviews met betrokkenen over wat zij inschatten als mogelijkheden!
• denk aan een enquête onder medewerkers om ideeën te verzamelen en om betrokkenheid en draagvlak te maken!
• denk aan (gestructureerde) waarneming door jezelf: kijk wat er gebeurt en wat anders kan en misschien wel moet!
• denk aan secundaire gegevens of benchmarking: welke begroting hanteren soortgelijke instellingen?
• denk vooral ook aan literatuur: wat vertellen leerboeken en ervaringen van anderen (ook in heel andere sectoren) over de mogelijke oplossingen?
• denk aan een experiment: misschien op één van de afdelingen met een andere werkwijze beginnen die een betere kosten/baten verhouding heeft?
• denk aan een case-study: misschien is er een afdeling / vestiging die wél financieel positief draait, hoe doen die dat?

Al deze onderzoeksstrategieën kunnen conclusies opleveren die jij kunt gebruiken om je structureel sluitende budget op te stellen en het plan om dat te bereiken. Daarbij maak je keuzes en die licht je toe, verklaar je en je maakt gebruik van je kennis en kunde die je in de theoriejaren hebt verworven.

Het is belangrijk om je tijdens de analysefase al een beetje een beeld te vormen van de onderzoeksmethoden die je gaat gebruiken. Je hoeft uiteraard niet ál deze strategieën te gebruiken. Hier geldt zeker weer: een gemotiveerde keuze.

Maar denk hier wel tijdig over na zodat je niet in de laatste maanden van je stage ineens een enquête moet verzinnen over de tevredenheid van de medewerkers of de klanten van deze organisatie. Dat heeft er wel mee te maken, want daar gaat het uiteindelijk om, maar het was volgens mij de vraag niet.

Bedenk ook dat je voor een aantal methoden niet hoeft te wachten op de formulering en goedkeuring van de onderzoeksvraag! Waarneming is iets om vanaf dag één van je stage mee te beginnen (houd een dagboek of logboek bij waarin je opvallende zaken vermeldt); met het verzamelen (en gebruiken!) van literatuur kun je niet vroeg genoeg beginnen. Zoek ook eens tussen de duizenden scripties op de HBO kennisbank. Ook voor het verzamelen van documenten voor een case-study of het informeren naar mogelijkheden voor benchmarking is tijdigheid van groot belang.